平素より大変お世話になっております。
会議体設定にて、招集通知/書面決議発送前に議長に議案の内容の確認を求め、確認後に招集通知/書面決議を発送するフローに変更する機能を追加いたしました。
これにより役員等会議参加者へ議案のお知らせをする前の議長確認が必要な会議体について、当該確認をGovernance Cloud内で効率的に行えるようになります。
■ 操作方法
【事務局ユーザーの操作】
・会議体設定
新設の「招集通知発送/書面決議提案前の議長確認」欄にて「招集通知発送前に会議の議長に議案の確認を求める」にチェックを入れると、会議の議長の承認を経てから招集通知/書面決議提案を発送するフローとなります。
なお、デフォルトでは上記チェックはオフで従来と同じフローとなります(議長確認プロセスなし)。
・議長確認方法
上記設定をした会議体については会議グループの会議一覧のアクション列において、従来の「招集通知発送」「書面決議提案」ボタンに代え「議案議長確認」ボタンが表示されます。
「議案議長確認」ボタンをクリックすると下記確認モーダルが表示され、「OK」クリックで、議長に議案の確認依頼メールが送信されるとともに、会議一覧のステータスは「議長確認中」、アクションは空欄となります。
・議長確認後
議長が承認/差戻をすると当該会議体の情報共有者である事務局ユーザーにメールで議案の承認または差戻の連絡が送信されます。
また、会議一覧の表示が、差戻の場合、ステータス「議案議長差戻」、アクション「議案議長確認」ボタン、承認の場合、ステータス「議案議長承認済」、アクション「招集通知発送」(書面決議の場合は「書面決議提案」)ボタンとなり、それぞれ送信可能となります。
・議案確認履歴
議案確認依頼がなされると議題詳細ページ上部に「議案確認履歴」テキストリンクが表示(議長と事務局ユーザー)され、クリックすると議案確認状況がモーダルで表示されます。
【議長の操作】
・事務局ユーザーが「議案議長確認」処理を行うと、該当会議の議長に議案確認依頼メールが送信され、またToDo欄に「議案承認依頼」が表示されます
(議案確認依頼メール)
タイトル：【Governance Cloud】xxx(会社名)の議案確認のお願い
本文：xxx(会議議長名)様
お世話になっております。
下記会議の議案をご確認のうえ、承認または差戻を行ってください。
何卒よろしくお願いいたします。
xxx(会社名)
xxxx(会議グループ名) yyyy(会議名)
「確認する」ボタン 該当会議の議題詳細ページへのリンク
(議長のToDo欄表示)
議案の承認依頼が〇件あります。承認後、事務局ユーザーは招集通知を発送できるようになります。
(⊕ボタンクリックで内訳と該当会議、議題詳細へのリンク表示)
・議長の議案確認
確認依頼メールの「確認」ボタン、ToDoの該当会議ボタンをクリックし、該当会議の議題詳細ページにアクセスすると、ページに「議案承認」ボタンが表示されるため、クリックして承認か差戻(＋コメント)を行います。
議長が議案承認で「承認」をすると、自動的に該当会議の議題詳細ページ-議題欄は「lock」状態になり編集不能となります。なお、事務局unlock権限者(デフォルトロール管理者が保有)は解除が可能です。
ご不明な点がございましたら、下記へお尋ねいただければと存じます。
ガバナンスクラウド株式会社
カスタマーサポート
何卒よろしくお願い申し上げます。