Value
Governance Cloudは、DXによる業務効率化に加え、会議、ガバナンス、コンプライアンスの充実を図り、意思決定の質と適切なガバナンスが求められる役員会をサポートします。
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会議の充実
：情報一元化とコミュニケーション活性化
- 情報の一元化
議題、会議資料、関連情報、過去の審議結果や申し送り等、役員会に求められるあらゆる情報を一元化し、審議にあたり参照できる情報が飛躍的に増大します。
- 役員会用情報アーカイブ
会議資料だけでなく、戦略、計画、リスク管理、決算や規程など会社の重要情報も格納でき、全文検索可能。役員会用情報アーカイブを作成できます。
- 情報提供の迅速化
ページやファイルを閲覧しながらクリップやメモ書き可能。アジェンダや資料の更新通知により、タイムリーな閲覧が可能になります。
- 専用メッセンジャー
各種情報を参照しながら、セキュアな環境で他のやりとりに埋もれることなくグループや1対1メッセージができ、役員と会社、役員間のコミュニケーションを活性化します。
業務効率化
- ワンストップ
一つのツールで役員会業務が完結でき、煩雑な書類や多ツール利用から解放されます。予定はGoogleカレンダーとも連携可能です。
- ワンクリック
会議ごとのステータスが一覧されワンクリックでアクション(日程調整、招集、署名等)画面へ。手続きの効率性と網羅性を確保します。
- 議案・議事録作成アシスト、電子署名
議案は議題を選択しファイルドラッグ、議事録は文例や各種記録、AIによる自動文字起こし等を参照して自動作成可能。オンラインで回覧し電子署名を付して法定議事録が完成し登記にも利用可能です。
- 通知とリマインダー
To Do事項の通知やリマインダーにより対応の即時性が高まり、回答待ち時間や催促の手間を削減します。
- マルチデバイス
端末問わず利用でき、社外役員増やリモート開催対応にも最適です。
ガバナンスとコンプライアンス向上
- 議題プランニング
年間の議題計画を策定(アジェンダセッティング)・共有し、議題の網羅性や時期の適切性検討等、重要なプロセスの実効性を確保します。
- 活動ログ分析
出欠、閲覧、質問、承認、フィードバックなど様々なログから活動状況を把握、データに基づく役員会や各役員の分析・評価が可能となります。
- 評価フィードバック・アンケート
会議ごとのフィードバック収集、アンケートの実施により、役員会の運営上の改善点の把握や、実効性の評価に活用できます。
- 役員会構成管理
役員の関与企業、任期、属性等を管理し、役員会の構成分析、スキルマトリックスやサクセッションプラン策定を支援します。
- コンプライアンスの確保
役員会運営プロセスに応じた通知やリマインド、文書作成補助など、多様な機能で手続きの正確性、網羅性を確保し、コンプライアンス確保をサポートします。
セキュリティ強化
- 機密情報の隔離
関係者のみがアクセスできるシステム内で全ての情報共有、処理が行われるため、誤送信や設定ミス等による情報漏洩が起こりません。
- アカウント管理一元化
ツールが一つなためアカウント管理が容易で、退任時のアカウント削除漏れ等によるリスクを低減します。
- シンプルな権限設定
スケジュールと各種情報が連動し、会議参加者に自動でアクセス権が設定されるため、効率的で確実なアクセス管理が可能となります。
- セキュリティ対策の徹底
外部からの攻撃への備えに、AWSとauth0(認証プラットフォーム)など業界最先端の技術を採用、暗号化や監視、データのバックアップ等のセキュリティ対策も万全です。アプリケーションの第三者によるセキュリティ診断も定期的に実施しています。
Other Values
社外メンバーとの連携
社内システム基盤を共有していない社外メンバーに対して、個別に機密情報を送信したり、複数のツールのアカウントを作成する等しなくても、Governance Cloudにアカウントを設ければ、必要な機能を必要な範囲で簡単に提供できるため、社外役員、顧問弁護士、監査法人、金融機関などさまざまな社外メンバーとのコラボレーションが効率的に実現します。
緊急時の連絡 、
協議手段の確保
役員会の議決が必要なケースのみならず、突発的な重大事象への対応のためにも、緊急時の連絡と意見交換方法、迅速な情報提供手段をあらかじめ用意しておくことが必要です。Governance Cloudなら他の連絡に埋もれることなく役員に一斉に連絡、必要な情報を共有し、緊急時でも迅速・確実にセキュアな環境で意見交換し、適切なプロセスを経た意思決定を行うことが可能となります。
Governance Cloudのご紹介 (120秒動画)
役員会業務への効果
各会議の運営プロセス
導入前
- 過去資料や周辺情報が見れない
- 議事の記録が非効率
- 招集通知発送に手間がかかり、漏れがち
導入後
- 過去資料や周辺情報もいつでも閲覧可能
- 審議の全てを一元的、効率的に記録。AIによる音声テキスト化機能あり
- 招集通知はリマインドされワンクリックで送信可能
導入前
- 議事録ドラフト作業が大変
- 署名回収の業務負担
導入後
- 議事録は文例や各種記録(AI自動文字起こし含む)を引用して簡単ドラフト
- オンラインで回覧・電子署名し電子議事録が完成し、そのまま備置される。登記にも利用可能(一部除く)
導入前
- 法定手続が漏れやすい
- 継続審議や指摘事項等の管理が不十分
導入後
- 登記等法定手続がリマインドされ手続漏れを防止
- 会議ごとに指摘事項含む事後手続のToDoを管理し、網羅的な対応と進捗共有が可能
会議体全体の運営プロセス
役員会DXの必要性
社会情勢の変化
コーポレートガバナンス充実やDXが社会から求められています。
1 グローバル化の進展
ビジネスや資本市場のグローバル化進展により、コーポレート・ガバナンスへの意識の高まりとともに、海外で既に標準となっている”Board Portal”のような役員会のデジタルツールの利用が、日本でも標準となると考えられます。
2 コーポレートガバナンス意識の高まり
ESG投資が拡大する等、株式市場においてコーポレートガバナンスの有効性を高めること、そのための具体的なアクションを合理的に説明することの重要性は益々高まっており、役員会のDXとそれによるプロセスの合理化は有効な手段となります。
3 社外役員の増加
2021年改訂ガバナンス・コードでプライム市場企業は独立社外取締役1/3以上が原則とされる等、欧米等で標準の過半数に向け、社外役員のさらなる比率上昇と員数増加が求められると思われます。そのため社外役員とのセキュアで効率的な情報共有のため、役員会のDXが不可欠となると考えられます。
4 役員会リモート参加の増加
会情勢の変化により役員会のリモート参加の必要性は増しています。またクラウド型電子署名による議事録押印が公式に認められる等、リモート参加を前提とした運営方法の確立が求められています。
5 コーポレートガバナンス・コードの要請
コード４-12は「取締役会における審議の活性化」を、同補充原則は事前の充実した資料提供や年間スケジュールと審議事項の決定を求めています。また4-13は役員は、「その役割・責務を実効的に果たすために、能動的に情報を入手すべき」とされており、社外役員含む役員が会社の重要情報に効率的にアクセスできる環境が求められています。
運営負荷の増大
コーポレートガバナンス充実のため役員会の運営負荷は増大しています。
◼️ コーポレートガバナンス・コードの要請(抜粋)
審議の活性化
(原則4-12)
- 事前に十分な情報が提供されること
- 年間の議題計画策定(アジェンダセッティング)
情報入手と支援体制
(原則4-13)
- 役員への情報提供支援体制の整備とその確認
- 社外取締役や社外監査役に必要な情報を適確に提供するための工夫
役員のトレーニング
(原則4-14)
- 会社の事業・財務・組織等に関する必要な知識を取得する機会の提供
- 就任後も継続的に更新する
実効性の確保
(原則4-11)
- 実効性分析・評価と開示
- 構成の多様性の確保
独立役員の活用
(原則4-8)
- 独立役員間の客観的な立場に基づく情報交換・認識共有を図る
ガバナンス状況開示
- 取締役会の活動状況（開催頻度、主な検討事項、役員の出席状況等）
- 企業集団における業務の適正を確保するための体制の整備状況
- 役員へのトレーニングの方針、実効性評価状況