平素より大変お世話になっております。
先般、新たに「議題エントリー」機能を追加しましたので、ご案内いたします。
なお、この機能は、Premiumプランでの提供となります。
「議題エントリー」機能とは、どの会議に上程するか決まっていない議案を事務局ユーザーがストックしたり(事務局ユーザーエントリー)、Governance Cloudのアカウントを持たない社員等から専用フォームで議案を受付け(その他エントリー)、事務局ユーザーが内容を確認・調整し、上程する会議が決まったのちに、会議に議題として追加する機能です。
本機能をご活用いただくことで、上程会議が確定していない議題を管理できるようにになるとともに、全社からの議題収集作業が大幅に効率化されます。
1.「議題エントリー」ページにアクセスできるユーザー ※Premiumプラン限定
・ 事務局ユーザーのうち、議題議事録書込権限者(デフォルトロールだと一般、権限者、管理者)は、サイドメニュー‐議題クリックでサブメニュー「議題エントリー」が表示され、これをクリックすると「議題エントリー」ページが表示されます。
2.事務局ユーザーエントリー
事務局ユーザーがエントリーし、会議に設定されていない議題のリストが表示されます。各エントリーの議題タイトルクリックで、内容を確認できます。
「追加」ボタンをクリックすると、議題追加と同様のフォームが表示され、新たな議題をエントリーすることができます。
(事務局ユーザーエントリータブ)
3.その他エントリー
事務局以外の方がエントリーした議題(その他エントリー)のリストが表示されます。各エントリーの議題タイトルクリックで、内容を確認できます。
新たな議題をエントリーするには、事務局ユーザーが「議題エントリーフォーム送信」をクリック、表示されるモーダルに議題エントリー希望者の氏名やメールアドレス等必要事項を入力し「OK」をクリックすると、エントリー希望者へメールが送信されます。受信者はメールのリンクより議題エントリーフォームにアクセスし、エントリーしたい議題の概要を入力します。なお、当該議題エントリーフォームのアクセスには、別送されるパスワードが必要です。
(その他エントリータブ)
(その他エントリー-議題エントリーフォーム送信モーダル)
4.エントリーできるユーザー
・ 事務局ユーザーエントリー
事務局ユーザーのうち、議題議事録書込権限者(デフォルトロールだと一般、権限者、管理者)
・ その他エントリー
事務局から「議題エントリーフォーム」を受信した方
※Governance Cloudのユーザー以外でもエントリー可能です。
5.エントリー議題の会議への登録
事務局エントリー・その他エントリー問わず、事務局はエントリー内容を確認、適宜調整し、上程する会議を選択すると、特定の会議の議題として登録され、また、議題エントリーのリストからは消え、代わりに議題一覧に表示されるようになります。
ご不明な点がございましたら、下記へご連絡いただけますようお願いいたします。
ガバナンスクラウド株式会社
カスタマーサポート
何卒よろしくお願い申し上げます。